Een oplossing is geen garantie voor overzicht, zo bleek laatst weer.
‘Jen, ik heb er weer een rommeltje van gemaakt. Ik zit in dezelfde puinhoop als toen,’ verzucht ze. ‘Ik was zo blij met het overzicht dat ik had, nadat jij hier de structuur onder handen had genomen. Het is nu weer net zo’n chaos als een half jaar geleden. Ik kan wel janken.’
Blussen
Terug in de tijd. Na een belletje en een kennismaking start ik bij een architectenbureau. Als eigenaar ervaart ze chaos in haar eigen dag. Doel is om orde te scheppen in de structuur en werkwijze. Er zijn geen up-to-date processen, wél een verouderd inwerkdocument voor nieuwe medewerkers. De hele dag staat ze met een brandslang alle brandjes te blussen.
Haar bedrijf bestaat een goede 8 jaar, maar de bedrijfsvoering en werkwijze waren in de beginjaren blijven steken. Iedere medewerker deed wat nodig was om de klant te bedienen. Maar overzicht, ho maar.
Aan de slag dus. Documenten en processen heb ik onder de loep genomen, beschreven en aangepast. En het belangrijkste, ik heb een goede overdracht gehad met medewerkers om de documentatie bij te blijven houden. Wel zo fijn voor ook hun nieuwe collega’s.
Opnieuw
Ik vraag wat er gebeurd is in de afgelopen maanden. Heeft ze enig idee waarom ze terug bij af is? ‘Ja,’ zegt ze, ‘privé heb ik een zware tijd achter de rug. Daarom had mijn aandacht er niet volledig bij. Vervolgens kregen we twee grote opdrachten waardoor het alle hens aan dek was. En ik heb daardoor het overzicht verloren.’
Het grootste knelpunt blijkt haar eigen agenda en dagindeling te zijn. Ze zegt: ‘De medewerkers hebben de verandering goed opgepakt. De structuur staat gelukkig nog. Ik moet erkennen dat mijn eigen werkwijze toch niet zo slim is, dat blijkt wel. Daarom wil ik opnieuw je hulp inschakelen.’
Soms blijkt je probleem uit meerdere delen te bestaan. We gaan opnieuw samen aan de slag, zodat ze haar brandslang kan oprollen.
